Termeni și condiții
NOTĂ DE INFORMARE
privind prelucrarea datelor cu caracter personal
efectuată în contextul închirierii suprafețelor cu destinația de locuință
1. Informații generale
1.1 Confidențialitatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal reprezintă o preocupare importantă pentru societatea „URBANA”S.A, cu sediul în Sibiu, str, Andrei Șaguna nr. 9, identificată prin J32/1026/1998; CUI 2684932; tel: 0269211183, fax: 0269210040, e-mail office@urbanasibiu.ro, (denumită în continuare în mod prescurtat „Societatea”, „Operatorul”, „noi” ori similar). În acest sens, înainte de a ne trimite date personale, vă încurajăm să citiți cu atenție această „NOTĂ DE INFORMARE”, care oferă informații în legătură cu modul în care Societatea, în calitate de operator, prelucrează datele dumneavoastră personale în contextul închirierii către persoane fizice a unor suprafețe cu destinația de locuință.
1.2 Conform Regulamentului general privind protecția datelor - GDPR[1]:„date cu caracter personal "înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
2. Categorii de persoane vizate
2.1 Datele personale prelucrate de către Societate în contextul închirierii către persoane fizice a unor suprafețe cu destinația de locuință, pot să aparțină următoarelor categorii de persoane fizice („persoane vizate”): potențialului chiriaș (persoană fizică), chiriașului titular (persoană fizică) si membrilor familiei acestora (chiar și după încetarea relației contractuale), ori reprezentanților legali sau convenționali ai acestor categorii de persoane fizice.
2.2 În legătură cu sursa datelor cu caracter personal, în general acestea sunt furnizate către noi direct de către dumneavoastră (în calitate de persoană vizată), fizic la sediul nostru sau prin e-mail. Unele date personale însă pot fi obținute de către noi din surse publice sau de la terți(de exemplu, instituții publice, pentru informațiile legate de îndeplinirea de către dumneavoastră a criteriilor legale pentru închirierea spațiilor cu destinația de locuință).
2.3 În unele cazuri, Societatea este nevoită să prelucreze date cu caracter personal, primite de la dumneavoastră (în calitate de persoană vizată), aparținând altor persoane fizice (de exemplu, membrilor familiei dumneavoastră). Având în vedere că în acest caz, informarea acestor persoane ar implica eforturi disproporționate din partea Societății, dumneavoastră, în calitate de persoana vizată, aveți obligația să prelucrați acestor persoane în cauză, informațiile din această „Nota de informare”, inclusiv să obțineți consimțământul persoanelor în cauză (daca este necesar conform prevederilor legale).
3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate de către Societate
3.1 Categoriile de date personale prelucrate (clasice sau digitale), pot fi:
a) informații de identificare, contact ori de corespondență (ca de exemplu: nume, prenume, sexul, numărul și seria cărții de identitate, certificate de naștere, de căsătorie, codul numeric personal, date de stare civilă, cetățenia, funcția, profesia, locul de muncă/angajatorul, adresa de corespondență de la domiciliu ori de la serviciu, numărul de telefon/fax/e-mail acasă ori la serviciu, semnătura),
b) date legate de familie si copii/persoane aflate in întreținere (certificate de naștere, de căsătorie, hotărâri judecătorești)
c) date referitoare la plăți sau facturare (contul bancar, carduri de credit sau debit),
d) date legate de veniturile obținute si de proprietățile deținute (funcția/profesia, locul de muncă, venituri salariale, remunerații, ajutoare, proprietăți deținute)
e) date legate de asigurări sociale si de sănătate (de exemplu dizabilități, grad de handicap).
f) datele pe care Societatea le generează intern in legătura cu dumneavoastră (date de identificare client)
g) datele înregistrate ca urmare a vizitării Societății noastre ori a punctelor de lucru (imagine, număr autoturism).
h) precum și alte date personale pe care, după caz, le puteți furniza direct către noi în legătură cu scopul prelucrării.
4. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal și temeiul legal
4.1 Folosim datele dumneavoastră personale relevante pentru a pregăti și executa contractele de închiriere, pentru a efectua tranzacții, încasa chiria, pentru a evalua eligibilitatea dumneavoastră în vederea închirierii locuințelor, pentru a gestiona, monitoriza și menține relația cu dumneavoastră (inclusiv in calitate de potențial sau fost chiriaș), pentru a comunica cu dumneavoastră, pentru îmbunătățirea activităților si serviciilor furnizate de către Societate conform obiectului său de activitate, pentru a gestiona controalele efectuate de autorități în Societate, pentru a gestiona reclamațiile primite de la dumneavoastră sau de la terți, pentru recuperarea eventualelor creanțe, pentru protejarea patrimoniului Societății, pentru asigurarea securității bunurilor, valorilor si persoanelor la sediile si punctele de lucru ale Societății, pentru protejarea unui interes legitim al Societății pe cale administrativa, arbitraj sau judiciara, pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale si de arhivare, precum si pentru conformarea Societății la toate cerințele legale aferente acestor scopuri.
4.2 În aceste cazuri anterior arătate, prelucrarea datelor personale va putea avea la bază articolul 6 alin. 1, litera a), b), c), e) si f) din GDPR, adică consimțământul dat de către dumneavoastră, efectuarea demersurilor de pregătire/încheiere ori de executare a unui contract, ori îndeplinirea unei obligații legale care revine operatorului, ori îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public, ori interesul legitim al Societății.
5. Categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal
5.1 În funcție de scopul prelucrării, dacă este cazul, ar putea fi necesar să divulgăm datele dumneavoastră cu caracter personal către:
a) autorități ale statului, centrale sau locale, de exemplu, pentru îndeplinirea unor obligații legale ale Societății, ori de natura fiscală ori in cazul unui control efectuat în Societate.
b) furnizori sau prestatori de servicii pentru îndeplinirea unor obligații legale, ori alți parteneri de afaceri și/sau împuterniciți ai Societății: de exemplu, furnizori de servicii contabile, servicii de audit financiar, bănci, asigurători, furnizori de servicii IT si de securitate IT, furnizori de servicii de arhivare.
c) autorități judiciare, administrative, ori avocați sau executori judecătorești, pentru a ne stabili, exercita sau apăra drepturile legale în justiție, arbitraje, ori pe cale administrativa.
d) persoana vizata ori reprezentanții legali sau convenționali ai acesteia.
e) alte companii în România, de exemplu, in scopul unei reorganizări, fuziuni, divizări, absorbții de societăți, asocieri, vânzări, transfer, lichidare sau faliment, cesiuni de creanțe, etc.
5.2 Nu sunt transferate datele dumneavoastră către o țară terță sau o organizație internațională. Astfel de transferuri, dacă va fi cazul, vor fi efectuate de către Societate doar cu respectarea prevederilor GDPR în vigoare si a legislației privind protecția datelor cu caracter personal.
6. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal
6.1 Datele cu caracter personal sunt stocate în vederea prelucrării lor pe durata necesară îndeplinirii scopurilor menționate mai sus și/sau pe durata impusă de legislația aplicabilă, iar ulterior pentru îndeplinirea unor obligații legale ale Societății, ori conform politicii Societății, ori pentru documentarea si exercitarea dreptului la apărare al Societății în justiție, arbitraje ori pe cale administrativa, ori pentru îndeplinirea obligațiilor legale de arhivare.
7. Drepturile dumneavoastră si modul de exercitare a acestora
7.1 În calitatea dumneavoastră de persoană vizată, GDPR vă oferă o serie de drepturi, printre care:
a) dreptul la informare și transparență – persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului informații concise, accesibile și transparente referitoare la prelucrare.
b) dreptul de acces – persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare ca i se prelucrează sau nu datele cu caracter personal, iar dacă răspunsul este afirmativ, persoana vizată are dreptul de a obține informațiile relevante in legătură cu activitățile de prelucrare;
c) dreptul la rectificare – persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului rectificarea datelor personale cu caracter personal inexacte care o privesc, ori completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete.
d) dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) - persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc, în anumite cazuri (de exemplu, dacă datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate);
e) dreptul la restricționarea prelucrării - persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului restricționarea procesării datelor personale în anumite cazuri (de exemplu, atunci când persoana vizata contestă exactitatea datelor personale, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor);
f) dreptul la opoziție– persoana vizată are dreptul de a se opune prelucrării în continuare a datelor sale personale, în anumite condiții și limite stabilite de GDPR inclusiv de a se opune prelucrării datelor în scopuri de marketing direct;
g) dreptul la portabilitatea datelor – persoana vizată are dreptul de a primi datele personale care o privesc si pe care le-a furnizat operatorului într-un mod structurat, utilizat în mod curent si care poate fi citit automat si are dreptul de a transmite aceste date altui operator.
h) dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri. Persoana vizata are dreptul de a obține o intervenție umană din partea operatorului, de a-si exprima punctul de vedere si de a contesta decizia.
7.2 Nu luăm decizii individuale automatizate cu privire la dumneavoastră.
7.3 Dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligație legală sau contractuală sau o obligație necesară pentru încheierea unui contract, refuzul cu privire la furnizarea datelor cu caracter personal poate determina de exemplu, imposibilitatea încheierii/executării contractului ori imposibilitatea îndeplinirii de către Societate a scopurilor de prelucrare.
7.4 În cazul în care o anumită prelucrare de date cu caracter personal se va baza pe consimțământul dumneavoastră conform art. 6 alin. 1 litera (a) ori art. 9 alin. 2 litera (a) din GDPR, aveți dreptul de a va retrage consimțământul acordat în orice moment, printr-o cerere scrisa trimisă la adresa menționată la art. 7.5 de mai jos, fără a afecta legalitatea activităților de prelucrare efectuate înaintea retragerii.
7.5 Dacă doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile dumneavoastră sau dacă aveți întrebări cu privire la această Nota de informare sau despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale, ne puteți contacta printr-o solicitare scrisă, în atenția responsabilului cu protecția datelor:
Adresa: Sibiu, str. Andrei Saguna, nr. 9
E-mail: dataprotection@urbanasibiu.ro
7.6 Dacă doriți să depuneți o reclamație legată de prelucrarea datelor dumneavoastră personale, ne puteți contacta în scris, la adresa de la punctul 7.5 de mai sus. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, Romania. Informații suplimentare în legătură cu procedura reclamațiilor puteți găsi și pe pagina de internet a Autorității de supraveghere:
.
Data: ………………..2021
Persoana vizată:
Nume …………………………………………………………….………..
Am luat la cunoștință/semnătura
………………………………………………………………………………
[1] REGULAMENTUL nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor - GDPR).